Gudumholm Sogn
Lillevorde Sogn
Gistrup Sogn
Gunderup Sogn
Nøvling Sogn
Mou Sogn
Nørre Tranders Sogn
Rørdal Sogn
Romdrup-Klarup Sogn
Skalborg Sogn
Komdrup Sogn
Nørre Kongerslev Sogn
Sønder Kongerslev Sogn
Sønder Tranders Sogn
Sejlflod Sogn
Storvorde Sogn

 

Budgetprocedure for Aalborg Østre Provsti.

I budgetprocessen indgår 3 møder.

Deltagere:

Møde 1 og 3: Provstiudvalget, menighedsrådsformænd og kasserere samt  eksterne regnskabsførere.
Møde 2: Provstiudvalget og sognets menighedsrådsformand og kasserer.

1. møde: Indledende budgetmøde.

Drøftelse af budgetforudsætninger efter oplæg fra provstiudvalget.

Mødet afholdes inden 15. april, hvor foreløbig driftsramme senest skal være udmeldt til menighedsrådene..

Dagsorden:

De økonomiske forhold i provstiet, ligesom målsætninger for udgifter og ligning set i et flerårigt perspektiv skal drøftes. Endvidere skal menighedsrådenes ønsker om nye større udgiftskrævende opgaver drøftes.

Oplæg til drøftelse kan struktureres i 5 hovedafsnit:

  1. Kirkens liv og vækst (aktiviteter)
  2. Administration (kirkebogsføring, regnskabsføring, kommunikation, andre driftsopgaver)
  3. Medarbejdere (antal, kompetancer, opgaver)
  4. Kirker, sognegårde og præstegårde )drift og anlæg)
  5. Kirkegårde.

 På baggrund af drøftelsen fastsætter provstiudvalget efterfølgende de overordnede målsætninger for udgifter og ligning set i et flerårigt perspektiv.

Målsætningerne sendes ud til menighedsrådene sammen med foreløbigt budgetbidrag.

Dette danner grundlag for menighedsrådenes budgettering.

 

2. møde: Afklarende budgetmøde  med de enkelte menighedsråd.

Deltagere: Formand, kasserer og provstiudvalg.

Mødet afholdes inden 15. august.

Dagsorden:

Menighedsrådet redegør kort for arbejdet med at udarbejdelsen af budgetbidraget og uddyber ønsker til ekstra drift og anlæg.

 

3. møde:  Offentligt budgetsamråd. Mødet afholdes inden 1. september.

Drøftelse af menighedsrådenes budgetbidrag set i en helhed.

Provstiudvalget fremlægger forslag til samlet drifts- og anlægsbudget for provstiet.

Forslaget drøftes og De enkelte menighedsråd har mulighed for at kommentere.

 

Efter budgetsamrådet fastsætter provstiudvalget rammebevilling for kirkekassens driftsudgifter og bevilling for kirkekassens anlægsudgifter.

Det endelige budget udsendes til menighedsrådene til behandling og endelig godkendelse på et menighedsrådsmøde.

§ 7. Efter budgetsamrådet fastsætter provstiudvalget rammebevilling for kirkekassens driftsudgifter og bevilling for kirkekassens anlægsudgifter.

 

Bekendtgørelse af lov om folkekirkens økonomi

Herved bekendtgøres lov om folkekirkens økonomi, jf. lovbekendtgørelse nr. 753 af 25. juni 2013, med de ændringer, der følger af § 3 i lov nr. 269 af 25. marts 2014.

 

Kapitel 1 a

Budgetlægning for kirkekasserne

§ 4. Provstiudvalget fastsætter foreløbige driftsrammer for kirkekasserne i provstiet og meddeler disse til menighedsrådene. Provstiudvalget kan ved den foreløbige rammefastsættelse reservere et beløb til prioritering i forbindelse med fastlæggelse af de endelige driftsrammer og anlægsbevillinger.

Stk. 2. Menighedsrådene udarbejder på baggrund af de foreløbige driftsrammer budgetbidrag vedrørende driftsrammen samt eventuelle ønsker om yderligere driftsudgifter og bevillinger til anlæg. Budgetbidraget skal indeholde angivelse af de stillinger, som budgettet omfatter.

Stk. 3. Hvor der er flere menighedsråd i et pastorat, udarbejdes budgetbidraget og eventuelle ønsker om yderligere driftsudgifter og bevillinger til anlæg for præsteembedets faste ejendomme på et fællesmøde mellem menighedsrådene. Menighedsrådene indhenter til brug for fællesmødet en udtalelse fra præstegårdsudvalget. På fællesmødet træffes beslutning om budgetbidraget for præsteembedets faste ejendomme ved stemmeflertal.

Stk. 4. Budgetbidrag m.v. som nævnt i stk. 2 og 3 indsendes til provstiudvalget inden en af provstiudvalget fastsat frist.

§ 5. Provstiudvalget indkalder en eller to repræsentanter for hvert menighedsråd i provstiet til budgetsamråd. Hvis provstiet består af to eller flere kommuner eller dele af flere kommuner, afholdes budgetsamrådet dog særskilt for sognene i den enkelte kommune. Der kan afholdes flere budgetsamråd.

Stk. 2. Budgetsamrådet er offentligt. Bekendtgørelse om afholdelse af budgetsamrådet sker efter provstiudvalgets bestemmelse på en måde, der sikrer, at offentligheden bliver bekendt med afholdelsen. I bekendtgørelsen angives, hvilke emner der skal behandles på budgetsamrådet.

Stk. 3. Budgetsamrådet har ikke besluttende myndighed, jf. dog stk. 4.

Stk. 4. Menighedsrådene kan på det første budgetsamrådsmøde efter nyvalg til menighedsråd beslutte at flytte kompetence fra provstiudvalget til budgetsamrådet. Beslutningen er bindende for menighedsrådenes funktionsperiode. Provstiudvalgets og budgetsamrådets kompetencer fastlægges i en vedtægt. Budgetsamrådet kan overtage provstiudvalgets kompetence til at:

1) Fastsætte de overordnede målsætninger for udgifter og ligning set i et flerårigt perspektiv, jf. § 6, stk. 2.

2) Fastsætte de i § 7, stk. 1-2, nævnte rammer og bevillinger.

3) Fastsætte det i § 7 a, stk. 1-2, nævnte ligningsbeløb til kommunens kirkekasser, medmindre dette fastsættes af et budgetudvalg, jf. § 17 c. Ved det besluttende budgetsamråds fastsættelse af ligningsbeløbet finder § 7, stk. 5, 2. pkt., tilsvarende anvendelse.

Stk. 5. Budgetsamrådet kan beslutte, at personalenormeringen fastlægges af provstiudvalget og i så fald fastlægge retningslinier for personalenormering. Beslutningen træffes på det første budgetsamrådsmøde efter nyvalg til menighedsråd og er bindende for menighedsrådenes funktionsperiode.

Stk. 6. Budgetsamrådet kan beslutte at iværksætte samarbejde efter § 43 a, stk. 1, i lov om menighedsråd.

Stk. 7. Når der på budgetsamrådet træffes beslutning om en ændret kompetencefordeling, jf. stk. 4-5, eller om etablering af samarbejde, jf. stk. 6, vægtes det enkelte menighedsråds stemme i forhold til antal af valgte medlemmer i det enkelte råd, og beslutningen træffes ved kvalificeret flertal på 2/3. Et samarbejde med provstiet som ramme, jf. stk. 6, ophører, hvis der på et efterfølgende budgetsamråd ikke er et kvalificeret flertal som nævnt i 1. pkt. for at fortsætte samarbejdet. Ved øvrige beslutninger vægtes stemmerne også som nævnt i 1. pkt., og beslutninger træffes ved stemmeflertal.

Stk. 8. Kirkeministeren kan fastsætte nærmere regler om afholdelse af budgetsamråd.

§ 6. På budgetsamrådet belyses de økonomiske forhold i provstiet, ligesom målsætninger for udgifter og ligning set i et flerårigt perspektiv skal drøftes. Endvidere skal menighedsrådenes ønsker om nye større udgiftskrævende opgaver drøftes. Den i 2. pkt. nævnte drøftelse skal ske med udgangspunkt i de fremsendte budgetbidrag, jf. § 4, stk. 2–3.

Stk. 2. På baggrund af den i stk. 1, 1. pkt., nævnte drøftelse fastsætter provstiudvalget de overordnede målsætninger for udgifter og ligning set i et flerårigt perspektiv.

§ 7. Efter budgetsamrådet fastsætter provstiudvalget rammebevilling for kirkekassens driftsudgifter og bevilling for kirkekassens anlægsudgifter.

Stk. 2. Provstiudvalget fastsætter rammebevillingen for driftsudgifter og bevilling for anlægsudgifter for præsteembedets faste ejendomme, hvor der er flere menighedsråd.

Stk. 3. Menighedsrådet fastsætter inden for den af provstiudvalget fastsatte rammebevilling og bevilling til anlægsudgifter, jf. stk. 1 og 2, budgettet for det kommende regnskabsår.

Stk. 4. Menighedsrådene fastsætter budgettet inden for den rammebevilling og bevillingen til anlægsudgifter for præsteembedets faste ejendomme, som provstiudvalget har fastsat, jf. stk. 2. Menighedsrådene indhenter til brug for fællesmødet en udtalelse fra præstegårdsudvalget. På fællesmødet træffes beslutning om budgetbidraget for præsteembedets faste ejendomme ved stemmeflertal.

Stk. 5. Kirkeministeren kan fastsætte nærmere regler om proceduren for fastsættelse af rammer som nævnt i stk. 1 og 2 og om fastsættelse og indsendelse til provstiudvalget af budgetter for kirkekasserne. Kirkeministeren kan ikke fastsætte regler om størrelsen af kirkekassernes udgifter eller om kirkeskattens størrelse.

§ 7 a. Ligningsbeløbet til kommunens kirkekasser fastsættes af provstiudvalget, jf. dog § 5, stk. 4, og §§ 17 c-17 d.

Stk. 2. Provstiudvalget har ved ligningsbeløbets fastsættelse adgang til at afsætte midler til en reserve på op til 5 % af ligningsbeløbet. Ved forbrug af reserven har provstiudvalget det følgende år mulighed for at forhøje ligningen med henblik på reservens reetablering. Reserven kan anvendes til dækning af uforudsete udgifter i ligningsområdet. Provstiudvalget kan af reserven yde et likviditetslån med en løbetid på maksimalt 12 måneder. Provstiudvalget fastsætter betingelserne for likviditetslånet.

§ 7 b. Provstiudvalget påser, at kirkekassernes budget for det kommende regnskabsår er i overensstemmelse med de af provstiudvalget fastsatte rammer og bevillinger, jf. § 7, stk. 1 og 2, ligesom provstiudvalget foretager legalitetskontrol af budgetterne.

§ 8. Regnskabsåret for kirkekassen er kalenderåret.

§ 9. Menighedsrådet aflægger årligt regnskab for kirkekassen. Kirkeministeren fastsætter nærmere regler om regnskabets aflæggelse, om revision og om provstiudvalgets godkendelse af regnskabet.

Stk. 2. Provstiudvalget kan tillade og under særlige omstændigheder bestemme, at der skal benyttes regnskabskyndig bistand til tilrettelæggelse og aflæggelse af kirkekassens regnskab samt til foretagelse af kasseeftersyn.

 

Årshjul for behandling af

  • Årsregnskab
  • Revisionsprotokollat
  • Budgetbidrag
  • Endeligt budget
  • Kvartalsrapporter

Hvem

Hvad

Hvornår

Regnskabsfører

Regnskabsføreren sender det ureviderede regnskab til gennemgang med formand og kasserer

Primo marts

Regnskabsfører

Regnskabsfører afleverer regnskab på økonomiportal

Inden menighedsrådsmøde i marts

Menighedsrådet

Menighedsråd behandler og godkender det afleverede regnskab.

Referat med regnskabs afleveringstidspunkt underskrives til indlæggelse i dataarkiv

Inden 31. marts

Regnskabsfører

Underskrevet referat indlægges i dataarkiv.

Inden 1. april

Revisor

Revisionsprotokol lægges i dataarkiv til afhentning af menighedsråd og regnskabsfører

15. september

Menighedsråd

Menighedsrådet behandler revisionsprotokollatet som herefter underskrives og sendes til regnskabsføreren sammen med underskrevet beslutningsreferat. I beslutningsreferatet skrives menighedsrådets kommentarer til revisionsprotokollatet

Senest 15. oktober

Provstiudvalget

Provstiudvalget behandler menighedsrådets bemærkninger til revisionsprotokollatet.

Inden 1. november

Menighedsrådet

Menighedsrådet behandler eventuelle bemærkning fra provstiudvalg og fører det til referat, der sendes til regnskabsfører,

Inden 15. november

Regnskabsfører

Indlæser referat med bemærkninger

Inden 15. november

 

Budget

Hvem

Hvad

Hvornår

Provstiudvalget

Provstiudvalget udmelder en foreløbig driftsramme for det kommende budgetår.

Inden 15. april

Regnskabsfører

Budgetudvalg

Regnskabsfører og budgetudvalg udarbejder budgetforslag

Inden menighedsrådsmødet maj

Regnskabsfører

Regnskabsfører afleverer budgetforslag til Provsti

Inden menighedsrådsmødet i  juni.

Menighedsrådet

Menighedsrådet behandler afleveret Budgetbidrag og sender underskrevet beslutningsreferat til regnskabsføreren. I beslutningsreferatet skrives hvornår budgetbidraget er lagt i Økonomiportalen.

Inden

15. juni

Regnskabsføreren

Regnskabsføreren lægger underskrevet beslutningsreferat i dataarkivet, hvor provstiet har overført det afleverede budgetbidrag

Inden

15. juni

Provstiudvalget

Provstiet sender efter budgetsamråd endelig budgetramme

15. september

Regnskabsføreren

Regnskabsføreren afleverer endeligt budget til provstiet efter samråd med formand og kasserer (budgetudvalg).

Inden

15. oktober

Menighedsrådet

Menighedsrådet behandler og godkender endeligt afleveret budget og sender kopi af underskrevet beslutningsreferat til regnskabsfører. I beslutningsreferatet skrives hvornår regnskabet er afleveret til provstiet

Inden

15. november

Regnskabsføreren

Regnskabsfører lægger underskrevet beslutningsreferat i Dataarkiv, hvortil provstiet har overført det afleverede budget

15. november

 

Kvartalsrapporter

Hvem

Hvad

Hvornår

Regnskabsfører

Regnskabsfører sender 1. kvartals rapport til menighedsråd

Inden menighedsrådsmøde i maj

Menighedsråd

Behandler kvartalsrapport og formand og kasserer underskriver forside, der sendes til regnskabsfører

Inden 31. maj.

Regnskabsfører

Regnskabsfører indsender kvartalsrapport til provstiet

Inden 31. maj.

Regnskabsfører

Regnskabsfører sender 2. kvartals rapport til menighedsråd

Inden menighedsrådsmøde i august.

Menighedsråd

Behandler kvartalsrapport og formand og kasserer underskriver forside, der sendes til regnskabsfører

Inden 31. august.

Regnskabsfører

Regnskabsfører indsender kvartalsrapport til provstiet

Inden 31/8

Regnskabsfører

Regnskabsfører sender 3. kvartals rapport til menighedsråd

Inden menighedsrådsmøde i november.

Menighedsråd

Behandler kvartalsrapport og formand og kasserer underskriver forside, der sendes til regnskabsfører

Inden 30. november.

Regnskabsfører

Regnskabsfører indsender kvartalsrapport til provstiet

Inden 30. november.